Sheria zinazoongoza SACCO yako: Sheria, kanuni na sheria ndogondogo

Kila SACCO hufanya kazi ndani ya mfumo wa sheria. Baadhi hutoka kwenye sheria na mdhibiti, na nyingine SACCO huandika yenyewe. Kujua ni sheria gani inatumika, na kuziweka zote zikiwa za kisasa, ni mojawapo ya kazi tulivu lakini muhimu sana ambazo bodi na usimamizi hufanya.

Kwa nini ni muhimu: SACCO inayoacha sheria zake ndogo zikipitwa na wakati, inapuuza tarehe ya mwisho ya kuripoti, au kukopesha nje ya sera yake yenyewe inahatarisha faini, kusimamishwa, au kufutwa usajili. Kukaa katika kufuata sheria ndio kunakohifadhi leseni ya kufanya kazi na kulinda akiba za wanachama.

Sheria: sheria kuu na kanuni zake

Tabaka la juu ni sheria za kitaifa, ambazo lazima uzifuate iwe unapenda au la.

• Sheria ya ushirika inasimamia jinsi SACCO inavyosajiliwa, kuendeshwa na kuvunjwa. Nchini Kenya hii ni Co-operative Societies Act (Cap 490); nchini Tanzania, Cooperative Societies Act, 2013; nchini Uganda, Cooperative Societies Act (Cap 112, iliyorekebishwa mwaka 2020). Sheria zote tatu zinafanya kazi ile ile chini ya majina na tarehe tofauti.
• Kwa sababu SACCO hupokea amana na kukopesha, pia huangukia chini ya sheria ya mikopo midogo, ikiwa na mdhibiti wake maalum (angalia hapa chini). Nchini Kenya hii ni SACCO Societies Act, 2008; nchini Tanzania, Microfinance Act, 2018 pamoja na kanuni zake mahususi za SACCO; nchini Uganda, Tier 4 Microfinance Institutions and Money Lenders Act, 2016.
• Sheria Kuu inatoa sheria pana; Kanuni zinafafanua undani — mipaka, fomu, uwiano na tarehe za mwisho. Zote mbili zinakufunga, na zote mbili zinaweza kubadilika, hivyo thibitisha matoleo ya sasa na mdhibiti wako mwenyewe badala ya kudhani sheria ya mwaka jana bado inatumika.

Nani anakudhibiti

Mamlaka mbili ni muhimu zaidi katika kila nchi, na inafaa kujua ipi inafanya nini.

• Msajili wa ushirika husajili SACCO, huweka sheria zake ndogo kwenye kumbukumbu, na husimamia utawala wa ushirika na AGM. Nchini Tanzania huyu ni Msajili wa Vyama vya Ushirika, "Mrajis"; nchini Kenya, Commissioner for Co-operative Development; nchini Uganda, Registrar of Cooperative Societies (ambaye, kisheria, pia ni Commissioner for Cooperative Development).

• Mdhibiti wa uangalifu husimamia SACCO kama taasisi zinazopokea amana na huweka viwango vya mtaji, ukwasi na uripoti. Kila nchi huweka mstari huu tofauti:

  • Kenya — SACCO zinazopokea amana, pamoja na zile kubwa zisizopokea amana, husimamiwa na SASRA (SACCO Societies Regulatory Authority). SACCO ndogo zinazoshughulikia akiba pekee zinabaki chini ya Commissioner for Co-operative Development. Central Bank of Kenya haina jukumu la moja kwa moja hapa.
  • Tanzania — Bank of Tanzania ndiye mdhibiti wa kisheria, lakini amekabidhi usimamizi wa kila siku wa SACCO kwa TCDC, Tanzania Cooperative Development Commission — chombo kile kile kinachofanya kazi ya Mrajis.
  • Uganda — SACCO nyingi zinapewa leseni na UMRA (Uganda Microfinance Regulatory Authority) kama mojawapo ya makundi manne ya Tier 4 microfinance. SACCO kubwa zaidi, zilizo juu ya kiwango cha akiba na mtaji kilichowekwa katika Tier 4 Act, huhamia kwenye leseni ya moja kwa moja kutoka Bank of Uganda badala yake.

  Yeyote anayekuhusu, ndiye anayeweka kanuni zako za uangalifu na kupokea ripoti zako — jua ni yupi kabla tarehe ya mwisho haijakukuta bila kujiandaa.

Sheria zako ndogo, katiba ya SACCO

Sheria ndogo ni sheria ambazo wanachama wenyewe hupitisha kwenye AGM, ndani ya kile kinachoruhusiwa na sheria.

• Zinafunga kisheria mara tu zinaposajiliwa, na zinashughulikia uanachama, hisa, bodi, kamati, mikutano na jinsi ziada inavyoshirikiwa.
• Ziweke za kisasa. Wanachama wanapopiga kura kubadilisha sheria ndogo kwenye AGM, mabadiliko hayo lazima yawasilishwe kwa Msajili. Nakala iliyosajiliwa iliyopitwa na wakati ni pengo la utiifu.

Mwongozo wa sera, kitabu chako cha sheria za ndani

Chini ya sheria ndogo kuna mwongozo wa sera: sheria za kila siku zilizoidhinishwa na bodi.

• Akiba, mikopo, fedha, ushughulikiaji wa fedha taslimu na HR kila moja inapaswa kuwa na sera iliyoandikwa na kupitishwa na bodi.
• Ikague mara kwa mara. Sera zinapaswa kupitiwa upya angalau kila mwaka ili zilingane na mazoezi ya sasa, sheria na udhibiti wa CAMS.
• Ifuate katika mazoezi. Sera inayopuuzwa ni mbaya zaidi kuliko kutokuwa na sera yoyote, kwa hivyo kopesha, tumia na ajiri kulingana na mwongozo, kila wakati.

Tii na ripoti

Utiifu unathibitishwa na kile unachowasilisha na jinsi unavyotenda, si kwa nia.

• Timiza kila tarehe ya mwisho. Wasilisha hesabu zilizokaguliwa, ripoti na ripoti za uangalifu kwa wakati kwa Msajili na mdhibiti.
• Fanya AGM na uweke kumbukumbu zake. AGM kwa wakati na uchaguzi na hesabu zilizoidhinishwa ni jukumu la utiifu lenyewe.

Orodha ya haraka

• Weka nakala ya sasa, iliyosajiliwa ya sheria zako ndogo na uwasilishe mabadiliko yoyote ya AGM kwa Msajili
• Thibitisha ni Sheria Kuu na kanuni gani zinazokuhusu katika nchi na ngazi yako
• Hakikisha sera za akiba, mikopo, fedha, fedha taslimu na HR zimeandikwa na kupitishwa na bodi
• Kagua mwongozo wa sera angalau mara moja kwa mwaka na ufanye kazi kulingana nao
• Weka kumbukumbu ya kila tarehe ya mwisho ya kuripoti kwa Msajili na mdhibiti wa mikopo midogo
• Fanya AGM kwa wakati na uweke kumbukumbu zake na hesabu zilizoidhinishwa kwenye faili