Taarifa za kifedha na kuripoti kwa Msajili

Kila shilingi ambayo SACCO inapokea na kulipa huishia katika taarifa zake za kifedha. Taarifa hizo, zikiandaliwa kwa uaminifu, kukaguliwa na mkaguzi na kuripotiwa kwa wanachama na Msajili, ndivyo chama kinathibitisha kuwa kinafanya kazi vizuri na kinaendeshwa vyema.

Wanachama huwakabidhi akiba zao kwa viongozi ambao hawawezi kuwaangalia kila siku, na mdhibiti hutoa leseni kwa chama kutokana na nguvu ya namba wanazowasilisha. Hesabu za kuchelewa, zisizokamilika au zisizo sahihi hudhoofisha uaminifu, huleta adhabu na zinaweza kuhatarisha usajili wa SACCO.

Taarifa tatu kuu

Seti kamili ya hesabu za mwaka huegemea kwenye taarifa tatu, kila moja ikijibu swali tofauti:

• Mizania (taarifa ya hali ya kifedha): kile ambacho SACCO inamiliki na kudaiwa katika tarehe fulani, ikimaanisha hisa na amana za wanachama, mikopo iliyo wazi, fedha taslimu, mali, akiba na madeni. Mali lazima zilingane na madeni pamoja na fedha za wanachama.
• Taarifa ya mapato na matumizi: ziada au upungufu kwa mwaka, yaani, riba iliyopatikana kutokana na mikopo, ada na mapato mengine, ukiondoa riba iliyolipwa kwa amana, mishahara, akiba kwa mikopo chechefu na gharama za uendeshaji.
• Taarifa ya mtiririko wa fedha: jinsi fedha taslimu zilivyotoka na kuingia katika kipindi hicho, ili viongozi waweze kuona kama chama kinaweza kutimiza wajibu wake, si tu kama kina faida kwenye karatasi.

Kuandaa hesabu za mwaka

Taarifa nzuri hujengwa juu ya kumbukumbu nzuri zinazohifadhiwa mwaka mzima, si kuunganishwa kwa haraka mwishoni mwa mwaka.

• Linganisha daftari la fedha taslimu, taarifa za benki na leja za wanachama kila mwezi ili makosa yajitokeze mapema.
• Weka miamala kwa wakati na uhifadhi vocha, risiti na stakabadhi za benki zilizowekwa kwenye faili na zinazoweza kufuatiliwa.
• Weka akiba halisi kwa mikopo iliyo hatarini ili ziada isionyeshwe kupita kiasi.
• Andaa rasimu ya hesabu mara tu baada ya mwisho wa mwaka, tayari kwa mkaguzi.

Weka rejista ya mali zisizohamishika

Kila SACCO inapaswa kudumisha rejista ya mali zisizohamishika ikiorodhesha kila mali muhimu (pikipiki, kompyuta, samani, ardhi na majengo) pamoja na tarehe ya ununuzi wake, gharama, eneo, kushuka kwa thamani na thamani ya sasa ya kitabu. Ithibitishe dhidi ya mali halisi angalau mara moja kwa mwaka. Rejista hiyo inasaidia takwimu za mizania, inazuia wizi na inampa mkaguzi uhakika kwamba kile kilicho kwenye vitabu kipo kweli.

Ukaguzi wa nje na Mkutano Mkuu wa Mwaka (AGM)

Mkaguzi huru wa nje, aliyeteuliwa na wanachama katika AGM, huchunguza hesabu na kutoa maoni juu ya kama zinaonyesha picha ya kweli na ya haki. Mara baada ya kukaguliwa, hesabu huwasilishwa kwa wanachama katika Mkutano Mkuu wa Mwaka. Uongozi huwafafanulia wanachama mizania na taarifa ya mapato, hujibu maswali, na mkutano hupitisha rasmi hesabu zilizokaguliwa kabla ya gawio lolote kuidhinishwa. (Tazama makala tofauti kuhusu ukaguzi wa ndani na nje kwa maelezo zaidi.)

Ripoti za kisheria kwa Msajili

Zaidi ya hesabu za mwaka, SACCO lazima iwasilishe ripoti za kisheria kwa Msajili wa Vyama vya Ushirika (Mrajis) na, inapohitajika, benki kuu au mamlaka iliyokabidhiwa usimamizi wa taasisi ndogo za fedha:

• Kila mwezi: ripoti muhimu kuhusu akiba, amana, mikopo na ukwasi, zinazowasilishwa kabla ya tarehe ya mwisho.
• Kila robo mwaka: ripoti za kifedha na utendaji zilizofupishwa kama inavyotakiwa na msimamizi.
• Kila mwaka: taarifa za kifedha zilizokaguliwa, ripoti ya mkaguzi na ripoti ya mwaka, zinazowasilishwa ndani ya muda wa kisheria baada ya AGM.

Wasilisha kwa wakati, hifadhi nakala ya kila uwasilishaji, na linganisha kila ripoti na leja zako kabla ya kuituma.

Orodha fupi ya kukagulia

• Ulinganishaji wa kila mwezi wa daftari la fedha taslimu, benki na leja za wanachama umefanywa na kuhifadhiwa.
• Rejista ya mali zisizohamishika imekamilika, imeshushwa thamani na imethibitishwa dhidi ya mali halisi kila mwaka.
• Rasimu za hesabu ziko tayari kwa wakati kwa mkaguzi aliyeteuliwa na wanachama.
• Hesabu zilizokaguliwa zimewasilishwa na kupitishwa na wanachama katika AGM.
• Ripoti za kila mwezi, robo mwaka na mwaka zimewasilishwa kwa Msajili/mdhibiti kabla ya tarehe zao za mwisho.
• Nakala ya kila taarifa na ripoti imehifadhiwa, ikilinganishwa na leja.