Rekodi, uhifadhi na kujiandaa kwa ukaguzi
Muhtasari
Kumbukumbu ambazo mkaguzi ataomba, na muda unaoamua kila moja inapaswa kuhifadhiwa kwa muda gani.
Takriban dakika 3 · hatua 6. Pia hujulikana kama: uhifadhi wa kumbukumbu, utunzaji, utayari wa ukaguzi.
Masharti ya Awali
- Upatikanaji wa kumbukumbu za wanachama katika CAMS.
- Muda wa uhifadhi kutoka mwongozo wako wa uzingatiaji sheria au afisa wako wa uzingatiaji sheria.
Hatua kwa Hatua
Jifunze aina nne za kumbukumbu: utambulisho wa mwanachama, ushahidi unaounga mkono, historia ya miamala, na sababu za maamuzi. Aina ya tatu hujijenga yenyewe kila unapoingia na kuchapisha; mbili za kwanza ni jukumu lako kuzihifadhi kikamilifu.
Hifadhi ushahidi pamoja na kumbukumbu. Jina na nambari iliyoandikwa kwenye sehemu inathibitisha kuwa karatasi ilikuwepo. Nakala ya hati uliyoiona, pamoja na tarehe uliyoiona, ndio ushahidi.
Zingatia historia ya miamala kama kumbukumbu pia. Taasisi yako lazima iweze kujenga upya muamala wowote mmoja baadaye: kiasi, sarafu, tarehe, njia, mwelekeo, na nani alikuwa upande mwingine.
Figure 1: Kumbukumbu ya muamala iliyojengwa upya kikamilifu, ikiwa na alama zake na ukaguzi uliofanywa dhidi yake Fahamu muda wa aina mbili. Kumbukumbu za utambulisho huhesabiwa kuanzia mwisho wa uhusiano; kumbukumbu za miamala kuanzia tarehe ya muamala. Muda huu hutokana na sheria za nchi yako na huwekwa kwenye mfumo.
Kumbuka maana ya mwanachama kuondoka: muda wa utambulisho huanza wakati huo, kwa hivyo kufunga akaunti hakufuti faili kamwe.
Hifadhi kila kitu kinachohitajika. Kesi inayochunguzwa, au ombi la uhifadhi kutoka kwa mamlaka, huweka kumbukumbu zaidi ya muda wa kawaida. Muulize afisa wako wa uzingatiaji sheria kabla ya kitu chochote kuondolewa.
Kumbuka: Aina ya nne, sababu za maamuzi, ni somo lijalo: kuandika madokezo yanayoweza kustahimili ukaguzi.
Makosa ya Kawaida & Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
- "Mwanachama amefunga akaunti, kwa hivyo tunaweza kufuta faili." Bado — muda wa utambulisho huanza mwisho wa uhusiano.
- "Tunahifadhi kumbukumbu kwa muda gani?" Kwa muda uliowekwa na sheria za nchi yako. Angalia thamani zilizowekwa na afisa wako wa uzingatiaji sheria; usikisie.
- "Tunaweza kufuta mara tu muda unapokwisha?" Ni ikiwa tu hakuna kinachoshikilia faili — hakuna kesi wazi, hakuna ombi la uhifadhi.
Rudi kwenye kozi: Kupambana na Utakatishaji Fedha Haramu kwa SACCOs