Fanya maelezo yanayoweza kuhimili ukaguzi

Muhtasari

Unapoamua kuwa tahadhari si kitu, dokezo unaloandika ndilo pekee linalobaki. Somo hili linaeleza jinsi ya kuliandika.

Kama dakika 3 · Hatua 5. Pia huitwa: madokezo ya kesi, nyaraka, uchunguzi, rekodi ya ukaguzi.

Masharti ya Awali

• Jukumu linalochunguza tahadhari au kesi, katika Wakandi AML Risk Monitoring au kwenye karatasi.
• Rekodi, uhifadhi na kuwa tayari kwa ukaguzi — madokezo ni aina ya nne ya rekodi iliyoelezwa hapo.

Hatua kwa Hatua

1. Zingatia dokezo kama rekodi. Kumbukumbu yako haibaki, na mazungumzo na mfanyakazi mwenzako hayabaki. Kwa yeyote anayesoma faili baadaye, ukaguzi wa makini bila dokezo unaonekana sawa na kutokuwepo kwa ukaguzi kabisa.

2. Liandike katika kikao kimoja na kuingia kama ilivyoamuliwa, kabla hujafunga kesi. Kurudi baadaye karibu hakutokei kamwe.

3. Jibu maswali matatu: uliona nini, ulichunguza nini, na nini kilikupa uhakika. Sentensi mbili za ukweli ni bora kuliko ukurasa wa maandishi yaliyonakiliwa.

   Dhaifu: Imepitiwa, hakuna tatizo.

   Imara: Mwanachama ni mfanyabiashara wa mazao. Amana ya ukubwa huu inalingana na mfumo wake wa mavuno kwa miaka miwili iliyopita. Ilichunguzwa kazi iliyorekodiwa na amana za awali. Hakuna hatua zaidi.

   

4. Rekodi uwasilishaji wa juu na idhini kwa njia ile ile: kwanini uliwasilisha juu, nani aliidhinisha, na lini. Nani aliweka kizingiti, na nani aliidhinisha mabadiliko ya sheria, pia inapaswa kuandikwa.

5. Tarajia mkaguzi kupima sampuli, sio kila kitu. Wanachagua wanachama na kesi chache na kufuatilia kila moja tangu mwanzo hadi mwisho. Maswali matatu rahisi: jinsi ulivyomtambulisha mwanachama huyu, kwanini shughuli hii haikuwa ya kutilia shaka, na nani aliidhinisha vizingiti vyako.

Onyo: Kamwe usihariri au kufuta dokezo la zamani ili kulifanya lisomeke vizuri zaidi. Ongeza dokezo jipya lenye tarehe — marekebisho yanaonyesha ukaguzi wa pili wa uaminifu; uandishi upya hauachi athari ya kilichotokea.

Makosa ya Kawaida & Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

• "Mfumo tayari unaweka kumbukumbu ya kila kitu." Unaweka kumbukumbu ya ulichobofya na lini. Hauwezi kuweka kumbukumbu ya kwanini ulikuwa umeridhika.
• "Kesi za kutilia shaka tu ndizo zinazohitaji sababu iliyoandikwa." Kufutwa kwa kesi kunahitaji sababu angalau kwa kiwango hicho, kwa sababu kufutwa kwa kesi ni uamuzi wa kutofanya chochote. Hili huwashika karibu kila mtu mwanzoni.
• "Nitakumbuka kama mtu yeyote atauliza." Ukaguzi unaweza kufungua kesi ya miaka iliyopita, iliyoshughulikiwa na afisa aliyeondoka. Chukulia kuwa dokezo ndilo pekee lililobaki.